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In passato (ma ancora oggi l’utilizzo è a volte praticato) molte società erano consuete adibire una stanza presso la loro sede (o quella dell’Advisors) per la consultazione di tutta la documentazione relativa la procedura di vendita in corso.

Ciò comportava spostamenti materiali di documenti e uso di stanze per mesi con un dispendioso impiego di tempo e denaro legato alla necessità di strutturazione e predisposizione della documentazione, gestione e monitoraggio delle visite, stesura di rapporti, e con risultati non sempre ottimali: si pensi ai potenziali acquirenti che devono accollarsi il costo della trasferta, senza la certezza di aver consultato nel poco lasso di tempo a disposizione “tutti” i documenti utili.

Al contrario, la Data Room Virtuale permette a tutte le parti coinvolte nel processo di accedere comodamente dalla propria scrivania alla documentazione contemporaneamente, da qualunque parte del mondo, in qualunque time-zone, disponendo di un tempo di consultazione illimitato, ed eliminando il bisogno di disporre di uno spazio fisico, di personale dedicato, costi di trasferte.

La documentazione disponibile in una Virtual Data Room è infatti interamente consultabile 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana, in modalità remota via web, mediante autenticazione, semplicemente disponendo di una connessione ad internet. Le nostre VDR sono semplici da utilizzare e non richiedono l’installazione di alcun plug-in o software.

L’elevatissimo livello di protezione dei dati è garantito dall’utilizzo di un protocollo di sicurezza SSL – Secure Socket Layer, lo stesso utilizzato per le transazioni bancarie su internet, che permette di crittografare in maniera continuativa tutte le informazioni sensibili scambiate online. Inoltre, l’accesso degli utenti alla Virtual Data Room è “verificato” e vengono definiti per ciascun deal differenti ruoli di visualizzazione della documentazione in funzione delle necessità e dei desiderata del Committente. Inoltre, è possibile stabilire il divieto di stampa e salvataggio dei documenti o consentirne la stampa solo di alcuni.

Esiste inoltre una funzione di ricerca all’interno della documentazione presente in data room che permette di cercare all’interno del testo del documento oppure nel titolo del file. Tale ricerca è possibile anche sui documenti scansionati, grazie all’applicazione dell’OCR – Optical Character Recognition.

L’allestimento della VDR è estremamente veloce e funzionale. Viene creato un link dedicato e sicuro con il nome della data room. La homepage e tutte le pagine della VDR sono personalizzate graficamente in funzione della brand identity del Cliente creando così una vera e propria vetrina.
Ogni VDR è allestita ad hoc e strutturata secondo le esigenze del Cliente.

L’utilizzo della VDR è sempre intuitivo ed estremamente semplice: con pochi click il Data Room Manager – DRM – può creare nuove cartelle, aggiungere nuovi documenti, modificarli, cancellarli, rinominarli, assegnare i diritti alla stampa, controllare gli accessi, inviare le e-mail di notifica, gestire le Q&A, verificare le attività di tutti gli utenti mediante reports avanzati.

Molti provider, tra cui Multipartner, leader in Italia, assegnano dei project manager multilingua ad ogni procedura, che assistono il Cliente e gli Advisors durante l’intera durata della data room.

Multipartner è una società di consulenza internazionale specializzata in servizi di Virtual Data Room.

Questo le consente di avere una approfondita conoscenza sulle procedure e di conseguenza concepire ed allestire delle data room idonee per ogni soluzione:

– DUE DILIGENCE,
– OPERAZIONI DI M&A NAZIONALI E INTERNAZIONALI (BUY-SIDE E SELL-SIDE)
– RISTRUTTURAZIONI DEL DEBITO
– FUND PLACEMENT
– FUND RAISING
– BOARD COMMUNICATION
– PROCEDURE ARBITRALI
– IPO (MTA, AIM ITALIA, EURONEXT, ALTERNEXT, MAB)
– 231 COMMUNICATION
– NPL

Maggiori informazioni sulle Virtual Data room: www.multipartner.com

Alex Molina
About Alex Molina

Laureato in Economia e Gestione aziendale presso L'Università degli Studi Roma Tre, specializzazione in Economia e Management (Marketing). Attualmente Web Designer presso AccentoDesign.it